Servicio de Telefonía Móvil (Celular)

Como área de TI, nos correspondía la contratación, renovación de planes de teléfonía móvil para todos los usuarios que la Empresa requiriera. Así mismo, también nos correspondía su correcta asignación, configuración, y mantenimiento de los equipos y continuidad del servicio (de las líneas) ...

 

Pero, ¿Cuál era la situación original con los equipos celulares?

La Agencia tenía en varios contratos contratadas mas de 50 líneas (líneas con equipo celular), en planes mensuales de diferentes montos y por lo tanto de diferentes capacidades de equipos diferentes (a mayor precio en el plan, el proveedor de telefonía celular asigna mejores teléfonos o de mayor costo). Luego, los teléfonos no se entregaban al usuario de la línea al que le correspondía ese equipo, sino que, los teléfonos se entregaban a quien mejor relación tuviera con el área Administrativa o con el área de TI, o, en otros casos, aunque una línea hubiera sido renovada y por lo tanto para esta, el proveedor enviara su nuevo teléfono, al usuario final a veces no se le reemplazaba el equipo, y este equipo o teléfono nuevo, simplemente desaparecía. ¿Y qué no daban acuses de asignación de equipos? Sí, sí los daban, pero aun habiendo acuses de asignación de equipos, estos no permitían tener una trazabilidad en cuanto a quién sí y a quién no le habían reemplazado el teléfono.

También del lado de los usuarios había "mañas", las más comunes eran romper a propósito sus equipos y soicitar el cambio, y/o, "extraviarlos", e igual, solicitar un nuevo equipo. (Casualmente seguido se extraviaban los equipos de gama más alta y casualmente seguido eran las mismas personas). Y, dado que el control en los acuses no permitía una trazabilidad, y no se llevaba un buen control, simplemnte estas actividades se normalizaron, más, traían como consecuencias, que los equipos celulares que traía el personal para laborar, fuerna los de menor capacidades, y/o estuvieran en su mayoría en mal estado, además de no tener ninguna homogenidad, y, además los costos en telefonía móvil, eran altos para la Agencia.

*En esta imagen se muestran los equipos en mejor estado, recogidos al personal, se aprecia la falta de homologación. (Los equipos de mejor gamma, ni siquiera se pudieron recuperar).

¿Cómo mejoramos el servicio y la situación?

Aquí prácticamente puedo listar las acciones que fuimos tomando:

• Creamos un archivo de control (línea, usuario, plan y equipo), y cambiamos el contenido de los acuses de asignación de celulares; ello fué, incluyendo un número de ID asociado a cada línea, y no a cada equipo. 
• Empezamos a archivar los acuses por ID y por fecha.
• Juntamos solo en 2 contratos a todas las líneas, y en reuniónes con la Gerencia General, presentamos lo recabado para empezar a cancelar y reasignar algunas líneas.
• Acabamos con el "clasismo" en los teléfonos, y estandarizamos al mismo plan todos los equipos, fueran líneas de gerentes, de personal administrativo u operativo,(todos el mismo plan de llamadas y datos, todos el mejor teléfono posible en función al plan).
• Finalmente, recogimos teléfonos anteriores, y entregamos a cada usuario el teléfono que a su línea correspondía, (con su acuse referenciado con un ID al control del primer punto).  Estos son los teléfonos que estuvimos dando:

¿Y estas acciones sirvieron? Sí, contra facturas, pudimos demostrar a la Gerencia General, la reducción de gastos por la cancelación de líneas y estandarización de planes. Hubo una sensación de mejora con los usuarios que antes no recibían equipos nuevos al renovarse las líneas. Las aplicaciones y utilerías en los teléfonos, trabajaban mejor en estos nuevos equipos, e incluso para TI, fue más sencillo trabajar con uno o 2 modelos de tléfonos, que con muchos (dado que aplicaciones que funcionan bien en unos teléfonos, fallan en otros), entonces, pudimos estandarizar las aplicaciones de trabajo.

¿Y los daños y extravíos de teléfonos? Siguieron, pero, cuando el usuario o su jefe solicitaban otro teléfono, ya se le podía indicar a la gerencia o gerencias correspondientes, cuando, qué teléfono de qué costo, a u´qe usuario, con autorización de quién, y de qué costo era el teléfono que había dañado o extraviado el usuario, y si esto había pasado en recurrentes ocasiones. Con ello ya el área Administrativa y RRHH podían tomar otras desiciones.