Servicio de Impresión, fotocopiado y escaneo

¿Cuál era el contexto las impresiones?

Este servicio ya se prestaba en la Agencia, tenían arrendadas (sin contrato), sin control alguno 8 equipos multifuncionales en red local, y algunas impresoras de uso personalizado. Cada usuario podía imprimir en la o las impresoras que tuviera configuradas en su equipo de cómputo, y el control de impresiones se llevaba 'unicamente en base a los contadores totales de impresiones que el técnico debía de sacar manualmente cada mes (aproximadamente). 

Entonces este mes, había que pagar la factura por 15,000 impresiones, pero sin saber de quién, o de qué área, y sin ningún control.

¿Cómo mejoramos el servicio?

Se renegoció el contrato de arrendamiento (con el mismo proveedor), pero, se renovaron equipos a unos de mayor capacidad de impresión por minuto, y con tableros touch screen, y se disminuyó el número de equipos arrendados:

Tabién se contrató y se configuró un servidor de impresiones en la nube del fabricante, de modo tal, que las impresiones dejaron de llevarse a cabo sobre la red de área local, y pasaron a llevarse a cabo sobre Internet (pasando siempre por el servidor de impresión en la nube). 

Les impresiones entonces, podían ya ser enviadas desde cualquier computadora (estando o no en las instalaciones de la Empresa), y estas impresiones podían liberarse en cualquier multifuncional de la Empresa, sí y solo sí, se ingresaba un NIP especifico para cada usuario.

Toda impresión que no fuera liberada en un rango determinado de tiempo, se eliminaba automáticamante, (es decir, -"si en 24 horas no te interesó tu impresión, no era importante"-), y ello se contabilizaba en los reportes de Ahorro de papel. Y, al ingresar un NIP, para liberar impresiones y al mandarlas desde un usuario especifico (previamente dado de alta en el servidor de impresiones), ya fue factible empezar a generar cada mes Reportes de Impresión por Usuario y por Departamento, con lo que, el área Administrativa, ya podía tomar mejores desiciones respecto al consumo y asignación de papel:

Esta fué la solución que implementamos:

Y aquí finalmente estamos dando capacitación de uso ya a los usuarios finales: